Versnipperde informatie, groeiende complexiteit
Toen Barbara Berenpas ruim twee jaar geleden bij Mepal startte, was productinformatie verspreid over Excel-bestanden, systemen en interne kennis. Voor veel bedrijven in de e-commerce een herkenbare situatie, maar wel eentje die risico’s met zich meebrengt.
“Ik vroeg waar ik mijn productdata kon vinden? Het antwoord was: "Goede vraag.” Die versnippering leidde tot inconsistenties: afwijkende kleurbenamingen, verschillende producteigenschappen en onduidelijke informatie richting de klant. Juist voor een merk dat werkt met relatief weinig productmodellen, maar veel varianten, bleek dat een structureel probleem.”
Van product naar systeem
De uitdaging werd groter toen Mepal de stap zette naar personalisatie. Waar eerder standaardproducten centraal stonden, kregen klanten nu de mogelijkheid om lunchboxen zelf samen te stellen, met verschillende deksels, bakjes, knoppen en kleuren.
Wat aan de voorkant een intuïtieve keuze lijkt, betekende aan de achterkant een exponentiële toename in complexiteit. “Je hebt te maken met tientallen onderdelen en honderden mogelijke combinaties. Dat moet je beheersbaar maken. Als je dan je data niet centraal beheert, gaat het op detailniveau mis. En dat merkt de klant.” Daarmee verschuift het vraagstuk van productontwikkeling naar datamanagement. Niet het product zelf, maar de structuur erachter werd bepalend.
Eerst structureren dan pas schalen
Daarom werd hulp ingeroepen van XSARUS. Volgens Maarten Buth ligt de kern van het probleem vaak in de snelheid waarmee veranderingen doorgevoerd moeten worden. “Organisaties willen snel innoveren, maar slaan een belangrijke stap over: het op orde brengen van hun productdata. De neiging is om alles wat je intern weet, naar de klant te brengen,” zegt Maarten.
Die omslag leidde bij Mepal tot een herdefinitie van productinformatie. In plaats van alles vast te leggen, werd kritisch gekeken naar relevantie. Welke attributen zijn nodig? Welke informatie helpt daadwerkelijk bij het aankoopproces? Het resultaat is een gestructureerde dataset die niet alleen compleet, maar vooral begrijpelijk is.
Je moet juist denken vanuit de vraag: wat heeft de klant nodig om een keuze te maken?”
- Maarten
Eén bron, overal consistent
De implementatie van een centraal PIM-systeem bracht die structuur samen in één omgeving. Alle productdata werd in één keer vastgelegd en vervolgens consistent doorgezet naar alle kanalen. Dat voorkomt fouten die eerder wél voorkwamen, zoals tegenstrijdige informatie over producteigenschappen. Alle varianten worden nu centraal beheerd. Daardoor blijft alles consistent: ongeacht waar het wordt getoond. Het principe van een single source of truth blijkt niet alleen technisch relevant, maar ook commercieel: het vergroot vertrouwen en maakt de klantreis duidelijker.”
Efficiëntie als direct resultaat
De impact van die centralisatie is direct merkbaar in de operatie.Nieuwe productvarianten bouwen voort op bestaande data, waardoor een groot deel van de informatie al vooraf ingevuld is. Handmatig werk neemt af, net als de kans op fouten.
De totale werkdruk daalde naar schatting met zo’n 45 procent. Maar belangrijker: processen worden schaalbaar. Nieuwe markten, talen of productlijnen kunnen sneller worden toegevoegd zonder extra complexiteit.
Bij een nieuwe variant is ongeveer 80% al ingevuld,”
- Barbara
Sneller inspelen op verandering
Ook externe ontwikkelingen zijn beter op te vangen, legt Barbara uit. “Toen regelgeving rondom het gebruik van de term “BPA-vrij” veranderde, moest deze informatie overal worden aangepast. In een versnipperde omgeving een tijdrovende klus binnen het PIM een eenvoudige ingreep.” Maarten vult aan: “Je past het één keer aan en het is overal doorgevoerd. Dit onderstreept de rol van productdata als controlemechanisme in een steeds veranderende markt.”
De logica achter personalisatie
De echte kracht van het systeem wordt zichtbaar bij gepersonaliseerde producten. Binnen het PIM worden niet alleen eindproducten beheerd, maar ook alle losse onderdelen en hun onderlinge relaties. Welke componenten zijn verplicht? Welke combinaties zijn mogelijk? Die logica vormt de basis voor de configurator die de klant ziet. Maarten: "Als de structuur klopt, wordt het aan de voorkant vanzelf logisch. Wat voor de gebruiker een soepele ervaring is, is in werkelijkheid het resultaat van een zorgvuldig opgebouwde datastructuur.”
Eigenaarschap verschuift
Een opvallende organisatorische keuze bij Mepal is het verplaatsen van eigenaarschap. Waar productdata eerder bij e-commerce of sales lag, is dit nu ondergebracht bij productmanagement. Een logische stap, volgens Barbara. “Productdata hoort bij het product. Dus ook bij productmanagement. Die verschuiving zorgt voor meer consistentie en een duidelijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie.”
Fundament voor de toekomst
Met de basis op orde ontstaat ruimte voor verdere ontwikkeling. Internationale uitbreiding wordt eenvoudiger, doordat data flexibel per markt kan worden ingericht.Daarnaast kijkt Mepal nadrukkelijk naar de inzet van AI. Maar ook daar geldt: zonder goede data geen slimme toepassingen. “AI werkt alleen als je fundament klopt,” besluit Maarten.
De case van Mepal laat zien dat digitale innovatie zelden begint bij technologie alleen. Het begint bij structuur. Bij keuzes. En bij het serieus nemen van iets wat vaak onderschat wordt. Productdata is daarmee geen ondersteunend onderdeel meer, maar een strategische bouwsteen voor toekomstige groei. Of zoals Barbara Berenpas het samenvat. “Dit is geen eindpunt. Dit is pas het begin.”
