1. Wat was de vraag of het probleem van de klant?

Aromen is Europees marktleider in de wellness-industrie, maar de achterkant van de organisatie was "digitaal versnipperd". De belangrijkste knelpunten waren:

●    Data-eilanden: Een webshop in WooCommerce, boekhouding in Admisol en de rest in Excel. Dit leidde tot enorme hoeveelheden handmatig werk en foutgevoeligheid.

●    B2B vs. B2C Complexiteit: Twee verschillende doelgroepen (professionele wellnesscentra versus consumenten) met verschillende prijslijsten, verpakkingseenheden (10ml versus 10L) en behoeften, maar zonder centraal CRM-overzicht.

●    Operationele Inefficiëntie: Geen koppeling tussen voorraad en verkoop. B2B-labels werden handmatig via Excel-exports geprint en facturen moesten handmatig worden ingeboekt, wat leidde tot verlies van overzicht en potentiële omzet.

●    Productie & Traceerbaarheid: Als producent van etherische oliën is het bijhouden van batchnummers (Lot nrs) en vervaldata cruciaal, maar dit proces was niet geautomatiseerd.

2. Welke aanpak is gekozen en hoe is het probleem opgelost?

Er is gekozen voor een volledige migratie naar één geïntegreerd ecosysteem (Odoo) om de volledige "Customer Journey" en "Supply Chain" te dekken:
●    Unified Commerce: De twee websites (B2C & B2B) zijn herbouwd op één platform. Dit zorgt voor real-time voorraadsynchronisatie en klantspecifieke portalen waar B2B-klanten hun eigen prijzen en bestelhistorie zien.
●    Geautomatiseerde Flow: Van lead tot factuur. Marketing automation stuurt nu brochures naar nieuwe leads, terwijl orders direct vanuit de website leiden tot picking-lijsten en automatische facturatie na betaling.
●    Productie & Voorraadbeheer: Implementatie van een Manufacturing (MRP) module die 10L grootverpakkingen virtueel en fysiek omzet naar 10ml flesjes, inclusief strikte Lot-nummer tracering voor veiligheid en wetgeving (HS-codes via Studio).
●    Logistieke Integratie: Koppeling met SendCloud voor snelle verzending en de introductie van barcode-scanning in het magazijn om pickfouten te elimineren.
●    Financiële Integratie: Koppeling van twee banken en een automatische verbinding met de boekhouding, waardoor betalingsherinneringen en onkostendeclaraties (via de app) direct verwerkt worden.

3. Wat was het resultaat en wat heeft het opgeleverd?

De transformatie heeft Aromen klaargemaakt voor verdere expansie in de VS en Japan:
●    Tijdswinst: Door de eliminatie van handmatig overtypen van facturen en Excel-lijsten bespaart de organisatie wekelijks tientallen uren op administratie.
●    Foutreductie: 100% traceerbaarheid van Lot-nummers, wat essentieel is voor de kwaliteitsgarantie als marktleider.
●    Conversie: De B2B-portal verhoogt de bestelgemak voor wellnesscentra, terwijl marketing automation leads proactief opvolgt zonder dat het team extra handelingen hoeft te verrichten.
●    Financieel Inzicht: De "organisatorische chaos" rondom tickets en onkosten is verdwenen door de mobiele onkosten-app, wat rust geeft bij de maandelijkse afsluiting.
Geleerde les: Digitalisering gaat niet alleen over een mooie website, maar vooral over het durven loslaten van Excel-lijsten ten gunste van een "Single Point of Truth".